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綜合行政業務

    嘉義縣消防局檔案應用作業要點 Print

    一、嘉義縣消防局(以下簡稱本局)為辦理檔案法第十七條至二十一條及行政程序法第四十六條規定事項,特訂定本要點。

    二、檔案應用申請

    (一) 本局印製檔案應用申請書(如附件一),並將申請書電子檔置於本局網站,提供民眾下載使用。

    (二) 一般民眾、法人、團體得依據本要點規定填具檔案應用申請書或以書面載明規定事項,向本局提出申請應用本局保管之檔案資料;申請書得以親自持送或書面通訊方式送達。

    (三) 本局之檔案應用以提供複製品為原則。

    三、申請審核及函覆

    (一) 本局收文人員收到檔案應用申請書後,掛號分文至業務承辦單位審理。

    (二) 承辦單位應檢查檔案應用申請書所載事項是否正確,如有誤繕者,應以另紙方式補正檔號、檔案名稱或內容要旨等相關資料。

    (三) 承辦單位審查檔案應用申請書,認有不合規定程序或資料不全者,應通知申請人於7日內補正;屆期不補正或不能補正者,得敘明理由駁回其申請。

    (四) 承辦單位應依機關檔案管理作業相關規定,向檔案管理人員辦理調案,並就檔案內容得否提供先予審查,填寫檔案應用審核通知書併同審核表(如附件二),陳權責主管核准,承辦單位應自受理之日起(如需補正資料者,自申請人補正之日起算)30日內,將審核結果以檔案應用審核表函復申請人。

    (五) 經審核核准應用檔案時,承辦單位應將檔案應用審核表函覆申請人並將審核表影本送交檔案管理人員;經審核駁回者,除函覆申請人外,應將審核表影本併同檔案送交檔案管理人員辦理還卷。

    四、本局檔案應用之准駁,依檔案法第十八條、政府資訊公開法第十八條、行政程序法第四十六條及其他法令之規定辦理。

    五、如經核准應用檔案者,承辦單位應於審核通知書中載明核准應用檔案之意旨、應用方式、時間、地點與應注意事項及收費標準,以及應攜帶相關證明文件,通知申請人。核准應用之檔案,如僅其中一部分有應限制公開或提供之情形者,應採分離原則,去除不得公開部分,就其他可公開部分准予應用。

    六、閱覽、抄錄或複製檔案

    (一) 檔案應用開放時間:週一至週五上午9時至12時,下午1時30分至4時30分,例假日及國定假日不對外開放。

    (二) 檔案應用開放地點:本局5樓檔案應用閱覽區。

    (三) 申請人應用檔案時,如需提供檔案複製、郵寄服務者,承辦單位先請申請人繳交郵資及複製費用後,將檔案複製品併同收據送交申請人並辦理調案歸還。抄錄或複製檔案,如涉及著作權事項,應依著作權法及其相關規定辦理。

    (四) 申請人至本局閱覽、抄錄或複製檔案時,應出示檔案應用審核表及貼有照片之身分證明文件,如係委任人,並應提出委任書(如附件三),並完成登記程序(如附件四),始得進入檔案閱覽處所;承辦單位將檔案交付申請人使用,並請其於檔案應用簽收單(如附件五)上簽名。

    (五) 申請人閱覽或抄錄檔案,應保持檔案資料完整性,如有發生下列情形者,承辦單位得停止其閱覽或抄錄;其涉及刑事責任者,移送該管檢察機關偵辦:

    1.添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。

    2.拆散已裝訂完成之檔案。

    3.以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。

    七、檔案管理人員依下列規定辦理:

    (一) 接獲核准檔案應用審核表之影本,應在約定日前備妥檔案閱覽環境供業務承辦單位使用。

    (二) 檔案管理人員應隨時注意檔案應用閱覽區清潔及維護,且應於閱覽區備妥可上網查詢之電腦設備、鉛筆及桌椅供申請人使用。

    (三) 應提供申請書表供需要者取用。

    (四) 應用檔案歸還時,應注意檢查是否有異常情況,並做必要處理。

    八、還卷

    (一) 檔案應用完畢,承辦單位應當場檢視申請人歸還檔案之完整性及是否有不當破壞情形;如有污損、破壞等不當使用情形,應於檔案應用簽收單註記後並依本要點之第6點第5款規定辦理。

    (二) 申請人應用本局之檔案,應當日歸還,如未能當日應用檔案完畢者,承辦單位應先於檔案應用簽收單註記應用情形後,先辦理還卷,擇日再行應用。

    (三) 申請人閱畢檔案應歸還承辦單位,並經點收無訛後,承辦單位於檔案應用簽收單上註記還卷,並將一聯交付申請人;檔案應用簽收單影本併同原調閱檔案交付檔案管理人員,依相關規定辦理歸還。

    九、收費
    承辦單位應依「檔案閱覽抄錄複製收費標準」(如附件六),向申請人收取閱覽、抄錄、複製檔案之費用,並開立收據併同檔案複製品交予申請人收執。

    (一) 閱覽、抄錄檔案:每2小時收費為新台幣20元;不足2小時,以2小時計算;如另需提供郵寄服務者,郵遞費用以實支數額計算。

    (二) 檔案有破損時,則由檔案管理人員進行檔案外觀修補後,方予歸檔。

    十、申請人於閱覽、抄錄或複製檔案時應以使用本局提供之設備為原則。

    十一、本局受理民眾申請檔案應用流程圖如附件七。

    十二、本作業要點經奉核後實施,修訂時亦同。

     

     

    承辦單位:行政科(檔案室)

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