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綜合行政業務

    嘉義縣消防局借調檔案作業規定 Print

    一、承辦單位人員借調檔案時,調案人須填具調案單(如附件一)提出調案申請;他機關借調或依法有權調閱檔案者,則須備函提出申請,公函上應載明其欲借調檔案範圍、法律依據、調用目的及調用期間,始得辦理。

    二、承辦單位人員以調案單或他機關以公函提出調案申請後,應依下列原則及程序完成簽准,始得向檔案管理單位辦理調案:

    (一) 承辦單位人員借調之案件為個人承辦業務時,其調案單須經該單位主管核准;借調極機密以上等級之檔案,應經秘書以上人員核准。

    (二) 承辦單位人員借調之案件為非主管業務時,應先經該單位主管核章後,送會承辦業務主管同意,或簽請本機關權責長官核准。

    (三) 他機關借調或依法調用檔案時,應由承辦單位依來函簽辦經本機關權責長官核准後並填妥調案單;借調機密檔案時,應經縣長或授權人員核准。

    (四) 本機關或他機關調案如僅以請求閱覽提出申請時,其處理程序比照前三款處理。

    三、調案單經簽准後,由調案人送至檔案管理單位辦理調案;如為他機關者,應由承辦單位持復函抄本併同調案單辦理。

    四、承辦單位人員所借調之檔案檢出後,調案人或其代理人應逐件清點,且於調案單上簽收;調案單採用二聯式,一聯由檔案管理單位備查,另一聯交予調案人收執。他機關借調或調用檔案檢出後,由承辦單位以備函方式送達;如其派員親至本機關調案時,亦應由承辦單位持本機關函復之公文並填具調案單後,向檔案管理單位辦理調案。

    五、調案人對所借調或調用之檔案應妥善保管,不得發生下列情形:

    (一) 遺失或檔案缺頁。

    (二) 拆散、污損等破壞檔案。

    (三) 添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等變更檔案內容。

    (四) 轉借、轉抄或非法提供他人閱覽。

    六、承辦單位人員應於調案歸還期限內使用完畢後,向檔案管理單位辦理還卷;他機關借調或調用檔案者,其還卷得以備函方式辦理,機密檔案備函以密件方式辦理。

    七、借調檔案期限及展期期限、次數依下列原則辦理:

    (一) 非機密檔案借調期限為十五天、機密檔案借調期限為七天,無法依限歸還檔案時,應於調案歸還日期前在原調案單填妥展期申請資料或出具公函辦理延長借調期限一次,其每次展期同借調期限。

    (二) 調案展期屆滿前,調案人仍需繼續使用檔案,應再次提出展期申請,但其展期次數不得超過三次;機關間借調檔案之展期時間,亦同。

    (三) 展期次數超過三次,仍需使用檔案者,應先行歸還檔案後,再依規定辦理借調。

    八、機密檔案經核准借調或調用時,依下列規定辦理:

    (一) 機密檔案借出時,應送調案人簽收,或由調案人或調案單位指定人員親至檔案管理單位簽收。但借調極機密以上等級者,應由調案人親自為之。

    (二) 機密檔案送調案人簽收時,外加封套密封後加蓋密封章。

    (三) 他機關借調或調用機密檔案經簽准調出後,承辦單位人員應以密件函復方式送達。他機關派員親至本機關調案時,得持本機關函復之公文並與承辦單位會同填具調案單,向檔案管理單位辦理調案。

    九、歸還檔案經查檢有缺頁或缺件時,檔案管理人員將退回予調案人補全;如確認有內容遭破壞、變更、或遺件、無法補全、毀損致無法修復情形者,除應簽請權責長官議處後,得視檔案遭受破壞狀況進行後續作業,其處理原則如下:

    (一) 檔案內容破壞或變更者,原承辦人員或承辦單位相關人員補正內容及蓋章,並經權責長官核准後,併同該檔案歸檔。

    (二) 檔案有破損時,則由檔案管理人員進行檔案外觀修補後,方予歸檔。

    (三) 檔案遺失或無法補全毀損致無法修護者,由檔案管理人員簽核後,註記於相關檔案目錄或檔案管理資訊系統備查。

    十、對於已逾歸還期限未辦理展期者,檔案管理人員將製作「逾期未歸還檔 案稽催單」,向調案人辦理催歸。如為他機關借調或調用檔案逾期未還時,將由檔案管理單位向承辦單位辦理稽催,並由承辦單位函請該機關歸還檔案。
    檔案逾期未歸還且經稽催三次仍未歸還時,檔案管理人員將該調案人及稽催情形簽請機關權責長官處理。

    十一、承辦單位人員調離職時,人事單位應知會檔案管理單位,以查檢其借調檔案情形;如有借調檔案應依下列原則處理:

    (一) 借調本機關之檔案應全部歸還,不得轉借。

    (二) 承辦他機關向本機關借調或因依法調用之檔案,其未屆滿歸還期限時,應依相關規定列為職務移交事項。

    十二、本局「借調檔案作業流程」、「調還卷標準作業流程」如附件二、三。

    十三、本作業規定經奉核後實施,修訂時亦同。

     

    承辦單位:行政科(檔案室)

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